FONCTIONS DU POSTE DE TRAVAIL Placée sous la responsabilité directe du Chef de Mission du Programme humanitaire d’Intermon Oxfam, la personne sélectionnée sera chargée de la gestion administrative des RH locales et expatriés du Programme, et de garantir l’implémentation des outils, procédures et politiques de RH sur le terrain. 1. Administration - Assurer le suivi quotidien et administratif du fonctionnement des activités humanitaires. - Participer aux différentes rencontres dans le cadre de l’intervention humanitaire, en relation avec la gestion légale, administrative et faire le suivi des relations avec l’administration publique canadienne. - Gérer les contrats de Travail du personnel, paiement des salaires et des impôts. - Formation des Admin&Fin. terrain dès l'embauche et le suivi des contrats de personnel local en terrain - En collaboration avec le RPAH/Emergency manager, gestion de l'accueil et briefing du personnel AH qui s'incorpore aux différents programmes 2. Ressources Humaines Locales - En cas d'absence de règlement intérieur et/ou Normes de conduite établir le règlement intérieur en accord avec la législation du pays et en collaboration avec le bureau de pays - Dans le cas d'ouverture de mission révision des contrats utilisés par la division « Développement » pour définir les nouveaux modèles - Définir/réviser périodiquement l'échelle salariale du pays en fonction des salaires pratiqués par d'autres ONG's du secteur, du budget, du coût de la vie du pays/zone - Paiement des impôts locaux, de sécurité sociale, etc., suivant les dispositions légales du pays en la matière - Déclarer à la sécurité sociale tous les nouveaux travailleurs en fonction de la législation locale - Établir le système de listes de personnel et contrôler les paiements de salaire - Établir et appliquer selon la législation du pays le système de droit disciplinaire - Organiser les élections de délégué du personnel si nécessaire - Vérifier/superviser les procédures pour la sélection de personnel local - Établir/appliquer les politiques d'assurance médicale selon les particularités le pays et les normes établies par l'organisation - Envoyer une fois par mois à Barcelone le listing de personnel local mis à jour. 3. Ressources Humaines Expatriées - Maintenir mise à jour la base de données du personnel expatrié - Gérer les visas et les autorisations d'arrivée/résidence des expatriés - Gérer et contrôler les vacances/R&R - Réserver les vols internationaux - Résoudre les doutes de la politique d'expatriation - Maintenir informé le siège des avances de salaire chaque fin de mois - Gérer les visas Schengen pour expatriés extracommunautaires 4. Recrutement et Développement - Assurer que toutes les politiques, procédures et outils de sélection et développement soient accessibles et comprises par tout le staff dans la mission. - Proposer au Département RH au siège des adaptations des politiques et procédures de l’organisation en matière de gestion du personnel AH en fonction des besoins et spécificités de la mission. - Etre le focal point dans le processus d’implémentation Abora (outil de gestion de la contribution) : orienter le staff de la mission sur la philosophie Abora, en assurant une correcte implémentation, en appuyant les managers qui doivent faire Abora avec leurs équipes, et réaliser le suivi de l’implémentation de l’outil. - Suivre l’organisation et gestion des processus de recrutement du staff Hay <9 : publication d’offres d’emploi, gestion de candidatures, entretiens RH, etc. - Recompilation des plans de formation du staff local, et mise en place du plan de formation, suivi, et évaluation des formations. - Élaboration, mise en place du plan de formation pour le personnel de la mission, suivi et évaluation des formations - Établir la procédure de communication interne, qui permette d’assurer une circulation efficace des informations entre les différentes équipes terrain, et entre le terrain et le siège (incorporations et sorties du personnel, promotions, etc.) - Communiquer de façon périodique à l’équipe RH au Siège les besoins, avances et incidences sur des questions RH.